合（hé）同（tóng）里需要写明与会议相关的各种（zhǒng）事项（xiàng），分清权利（lì）和义务，从而当出现争议时（shí），法庭将按合同中双方意（yì）见一（yī）致的条款，按有利的方式（shì）保护利（lì）益受（shòu）损（sǔn）方。

本公司据以往经验，现将一般会议合同的（de）内容公布如（rú）下（具体合同双方（fāng）另议）：

1、房间（jiān）数目和房间（jiān）价格：列明每晚所（suǒ）需房间数和房间价格；
2、免费房间：注明会议（yì）组织人员（yuán）每晚可免费（fèi）使用的房间数；
3、工作间（jiān）及房（fáng）价：除免（miǎn）费房（fáng）间外，会议工作人员还可享受优惠价格的房间（jiān）；
4、套房、贵宾房：本条款需列明具体的（de）房间（jiān）要（yào）求；
5、房间（jiān）位置：应列明各（gè）个所订房间的（de）具体方（fāng）位和房间档（dàng）次；
6、平均房价：是根据（jù）各种类型房间占（zhàn）相同（tóng）百分比计算出来的（de）一个调整后的平均价，适用（yòng）于各类房间；
7、无转移条款：即会（huì）议举行期间如遇酒店所（suǒ）订房间（jiān）超出实际接待能（néng）力时，不得使（shǐ）会议人员转移其他（tā）酒店（diàn）；
8、入住及退房登记：登记情况视酒店规定而（ér）定；
9、提前（qián）入住（zhù）和推迟退房: 如果在该问（wèn）题上（shàng）的需求与（yǔ）酒店规定（dìng）有所偏（piān）差，则一（yī）定要在合同中注明；
10、预定取消日期：一般规定为（wéi）预定者在计划使用日期（qī）之前（qián）30天（tiān），这一条双（shuāng）方可以（yǐ）再协商；
11、会议场所（suǒ）要求（qiú）：如果会（huì）议规模可能出（chū）现调（diào）整，最好在合同中确定一个（gè）调整（zhěng）时（shí）间（jiān）；
12、会议场租：可以是一个固（gù）定价格也可以根据所订客房情况协（xié）商；
13、24小（xiǎo）时租（zū）用：如果（guǒ）是按24小时租用酒店会（huì）议室，那么即（jí）使24小时（shí）之内（nèi）不用会议室，酒店也不得使用；
14、会（huì）场变动（dòng）：合同中（zhōng）注明（míng）预定的会议室，没酒店的事先通知和会（huì）议方的（de）书面同意（yì），已订好的会场不能再（zài）有变动；
15、房间定金：合同（tóng）中必须注明预付（fù）定金（jīn）的具体时间，合同中（zhōng）应要求（qiú）酒店在定金预付日（rì）期到（dào）来（lái）时进行提醒；
16、结账：谁来负责会议方结账事（shì）宜，谁（shuí）有权在账单上签（qiān）字（zì），有哪些具体事（shì）项，这些问题必（bì）须在合同中说明；
17、餐饮消耗：此（cǐ）条款规定对于因（yīn）活动取消或与会（huì）人数不足而引起的餐饮活动（dòng）减少，会议方（fāng）应给予酒店（diàn）一定补偿；
18、仲裁条款：如合同中有仲裁解决（jué）争议的（de）条款，在签订（dìng）合同前（qián），要先（xiān）决（jué）定会议方是倾（qīng）向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备租用：明确（què）视（shì）听设（shè）备（bèi）的种类、品牌、数（shù）量、租用时间、费用；
20、会议物资运抵（dǐ）酒店：在会议前，会议所用的物资要运（yùn）到酒店库房，在合同（tóng）中（zhōng）应注明库（kù）房工作（zuò）时间和酒店政策；
21、电（diàn）话附加费（fèi）：尽量（liàng）与酒店（diàn）协商，免付电话使用（yòng）附加费。协商文件（jiàn）应包括在合同中（zhōng）；
22、展品的（de）处理：展品（pǐn）运进、运出酒店时间（jiān）的规定对费用（yòng）开支有很大影响，双方应进（jìn）行（háng）协商和（hé）讨论；
23、最低餐饮消（xiāo）费：有些酒店的合同（tóng）上有最低消费这（zhè）一（yī）条款，规定客人的用餐花费必须达（dá）到某一最低金额；
24、安（ān）全、防（fáng）火规定：酒店符（fú）合安（ān）全（quán）和防（fáng）火的有关规（guī）定；
25、残疾人保障：合同中特别列明（míng）酒店内设施和政策与有（yǒu）关残疾人保障法是相（xiàng）符（fú）的；
26、合同的终止：如遇第三者原（yuán）因，不可抗力或特殊事（shì）件的发生，则允（yǔn）许一（yī）方提出终（zhōng）止合同而不受违约（yuē）罚款；
27、免责：双方（fāng）应同意（yì），对于一些疏忽（hū）事件和其他一（yī）些（xiē）不影响会议进行（háng）和偶（ǒu）然突发事件对（duì）方不负责任；
28、订房确认报告：如果不写（xiě）入合同（tóng）中，那么也要在合同中加入（rù）订房确认报告这一条款；

备注：保存一份书面合（hé）同；将（jiāng）所有的回（huí）复（fù）传真（zhēn）或信函作为书面承诺归档保存。